Programma management

Binnen Protea levert de professionele standaard voor programma management de basis voor een gestructureerde aanpak. Het uitvoeren van een datakwaliteit verbetertraject raakt vele facetten van een organisatie. Het is niet alleen een data en ICT technische “kunstje”, maar vraagt ook aandacht voor de cultuur binnen de organisatie en een goede samenwerking.  

De professionele standaard voor Programma management kenmerkt zich door twee elementen:

  • Structuur; zorgt voor geordende uitvoering van de projectmatige activiteiten, daarbij gebruik makend van defacto standaard methoden als PRINCE II (project management). Richting het operationeel gebruik zij dat PAS55 (Asset Management),  ITIL (beheer ICT omgeving) en BiSL (Functioneel Beheer);
  • Cultuur; binnen al deze activiteiten oog houden voor de menselijke maat binnen het traject. Het succes van de Net4s benadering is voor een niet onbelangrijk deel hiervan afhankelijk.

1. Samenwerkingsbereidheid

Gezamenlijk einddoel

Goed gedefinieerd einddoel, gekend en gedragen door alle partijen. Programma organisatie communiceert doel en te bereiken meerwaarde ervan voortdurend naar de direct én indirect betrokkenen;

Win-win denken

Vanuit dit principe oog hebben voor een goede balans tussen de eigen “win” (via het gemeenschappelijke einddoel en zo mogelijk concrete verbeteringen in de eigen situatie), en de “win” van de “samenwerkingspartners” en derden, als de eindgebruikers, de klanten etc.;

Werk synergetisch

Benut de complementaire kennis van betrokken organisatieonderdelen en boek zo resultaten die alleen nooit haalbaar zijn;

2. Structurele aanpak

In de complexheid van een beoogde samenwerking is het van belang de verschillende stappen, hun samenhang en de betrokkenen daarbij goed in kaart te brengen. Daarbij is oog hebben voor de belangrijke en minder belangrijke onderdelen van belang om in de waan van alle dag en de onvermijdelijke projectdruk, de juiste prioriteiten te kunnen stellen. De Protea methodiek reikt daartoe handvatten aan;

Organisatorische pad

Heeft aandacht voor de randvoorwaarden die binnen betrokken organisatie op (sr) management en operationeel niveau ingevuld moeten zijn om een succesvol traject te kunnen realiseren.

Project pad

de organisatie van het programma of project(onderdeel) met een overzicht van de uitgangspunten, activiteiten, mijlpalen, fasering, planning (overall en per fase), projectorganisatie en financiële aspecten. Vastgelegd in een projectinitiatie document (PID).

Juridische pad

Heeft aandacht voor de eventuele belemmeringen en voorwaarden die gecreëerd moeten worden om het beoogde doel te kunnen bereiken. Bij samenwerken kan de vraag spelen welke informatie mogen we, onder welke voorwaarden (met wie, waartoe, hoelang) met elkaar delen binnen de privacy wetgeving.

3. ICT aspecten

Belangrijk onderdeel van verbetertrajecten voor asset data kwaliteit vormt het adequaat inzetten van informatietechnologie. Daarbij gaat het zowel om technologie om (eenmalig) de data op orde te krijgen, als om de structurele asset informatievoorziening.
Onderstaand concrete onderdelen van het uitwerken van de ICT onderdelen. Deze doorlopen de verschillende stappen van de Net4s 4s benadering iteratief:

Conceptuele fase

  • Informatiebehoefte, afgeleid van doelstelling verbetertraject (per onderdeel);
  • Functionele hoofdlijnen;
  • Data-aspecten op basis van status quo (Scan-fase) en eindplaatje (Structuur-fase); Informatie architectuur op logisch niveau (en in latere fase concreet technisch);

Voorbereiding realisatie

  • Marktoriëntatie mogelijke ICT-oplossingen;
  • Advies evt. selectie ICT-leverancier(s), componenten en bouwer(s);
  • Uitwerken faseplan binnen overall projectinitiatie document;

Concretisering Regievoering realisatie traject

  • Concretisering concepten in technische uitwerkingen, daarbij werkend via een iteratief proces voor innovatieve onderdelen;
  • Procedures t.b.v. koppelen, uitwisselen van gegevensverzamelingen;
  • Functionele en Kwaliteitchecks;
  • Acceptatie procedure

 Oplevering/executie

  • Installatie operationele omgeving;
  • Binnen Data op Orde cyclus uitvoeren dataconversies, -inwinning en –veredelprocessen;
  • Zie ook implementatie

4. Implementatie operationele omgeving

In de overgang van de projectmatige focus op de “Data op Orde cyclus” naar de structurele “Operationeel gebruik cyclus” vragen de organisatorische en procesmatige aspecten opnieuw veel aandacht. Binnen de implementatie krijgen de concrete planning van de implementatie, de opleiding van de gebruikers en de communicatie naar de (in)direct betrokkenen veel aandacht. Als onderdeel van de Stabilisatie fase zorgen we voor een goede borging van de nieuwe en evt. aangepaste taken en procedures binnen de organisatie. Ten aanzien van de ICT componenten zijn structurele aspecten als onderhoud, gebruikersondersteuning en het inrichten van de beheertaken expliciet vastgelegd.

5. Kennis

Binnen elke stap is aandacht voor de kennisoverdracht naar de organisatie. Zie ook de subpagina samenwerken organisatie. Net4s adviseert organisaties daarnaast een structureel “Education permanent” programma te initiëren zodat (nieuwe) medewerkers voortdurend kwaliteitsbewust zijn.
Elk traject en elke fase daarbinnen levert waardevolle kennis op die in vervolgfasen van meerwaarde is. Om die reden besteedt het Protea concept expliciet aandacht aan zaken als lessons-learned, het vastleggen van belangrijke kenmerken en het delen ervan.