Data op orde

Deze stap heeft tot doel de asset data “op orde” te brengen. Via een eerste scan volgen daartoe een aantal iteratieslagen.

Plan

Het eerste cyclische proces dat binnen een kwaliteitsverbetertraject aan de orde komt is het “Data op Orde” traject. Dit beoogt de slag te slaan van de huidige situatie naar een situatie waarin de asset informatievoorziening op orde is en kan vertrouwen op kwalitatief juiste asset data. Dit traject is deels cyclisch vanwege het iteratieve karakter van onderdelen ervan. In de uitvoering doorloopt het programma de 4 aspecten van de 4s benadering als in het schema aangegeven.

Om het strategisch plan op te stellen is een eerste scan op management niveau nodig. Daartoe heeft Net4s de Management overview scan ontwikkeld, zie onder Diensten/4s Scans. Op basis daarvan is het mogelijk de activiteiten als in het schema weergegeven en hieronder uitgewerkt te specificeren. Per onderdeel daarvan zijn dan de deelactiviteiten, de betrokken personen en de planning vastgelegd.

Vaststellen “kwaliteitsdoel”

Belangrijk onderdeel van het Data op Orde proces is het vaststellen van het beoogd “Kwaliteitsdoel”.  Het kwaliteitsdoel is de definitie van het asset data kwaliteitsniveau na afloop van het Data op Orde traject. Deze kwaliteit is uit te drukken in de verschillende kwaliteitskenmerken van  de data als actualiteit, compleetheid, correctheid ed.

De grafiek schets het typisch verloop van de dataconversie.  De bulk van de gegevens verloopt via een automatisch proces door scripting. Voor de laatste 30-20% is veelal inzet van deskundigen nodig. Deels ondersteund door scripts (semi-automatisch) maar voor een ander deel vraagt dat handmatig werk. De grafiek geeft aan dat met name de laatste procenten kostbaar zijn en tijd vragen. De definitie van het Kwaliteitsdoel helpt daarbij om de juiste balans te vinden tussen de benodigde kwaliteit van de asset data en de benodigde investering: “Goed is goed genoeg”. De laatste percentages kan de organisatie eventueel schonen als deze binnen operationele processen toch door de handen gaan.

Dit schema toont het verschil tussen een gestructureerde aanpak en het handmatig verwerken van de data.

Scan status quo

Na het vaststellen van de strategie voor het kwaliteit verbetertraject, is de logische vervolgstap het in detail analyseren van de uitgangssituatie.

Via gerichte scans creëert Net4s een goed inzicht in de status quo van de organisatie. De scans richten zich op de huidige asset informatievoorziening, onderliggende asset-data en de organisatorische ondersteuning.

Zie ook 4s Scans

Inrichten: Definieer structuur

In samenhang met de uitwerking van de cyclus “Operationeel gebruik” definieert deze stap de structurering van de asset informatievoorziening. Het betreft het datamodel van de asset data en de beoogde informatie systemen om deze te registreren en beschikbaar te stellen. Door deze stap is het “einddoel” van deze cyclus gedefinieerd.

Conversie: Van huidig naar kwaliteitsdoel

Op basis van deze definitie en de resultaten van de scans kan de feitelijke kwaliteitslag naar het gewenste kwaliteitsdoel plaats vinden: De conversie, waarnodig aangevuld met correcties van deze data, aanvulling en bij ontbrekende gegevens nadere schouwing en/of het inmeten van deze data. Zoals in de grafiek van het kwaliteitsdoel aangegeven zijn de volgende stappen te onderkennen:

  • Voorbereiding (technisch ontwerp conversie)
  • Scripting (ontwikkelen, testen, proefconversie)
  • Automatische conversie
  • Semi automatische conversie (verwerken uitvallijst vorige stap)
  • Handmatige verwerking (uitzonderingen, te complexe onderdelen)

In deze conversie benut Net4s beproefde methoden, waaronder statistische methodieken. Daarmee ontstaat een optimale verhouding tussen de automatisch te converteren gegevens en het benodigde handwerk.

Overdragen data

Afronding van deze cyclus is het aan het “Operationeel gebruik” overdragen van de geconverteerde data. Dat betekent impliciet dat het doel is bereikt en de asset data aan de kwaliteitscriteria voldoet.

Bij de introductie van het tricycli concept is al aangegeven dat de activiteiten om “Data op orde” te krijgen parallel met het inrichten van het “Operationeel gebruik” plaats vinden. Op die manier is deze handshake te organiseren, en zal de asset data ook op orde blijven.

Een andere benadering zal leiden tot een “dweilen met de kraan open”scenario.