Operationeel gebruik

Deze cyclus is ook als de levenscyclus van de asset informatievoorziening aan te duiden. De asset data is met het juiste kwaliteitsniveau beschikbaar voor de organisatie, en de organisatie zorgt ervoor dat deze up-to-date en beschikbaar blijft.

Plan

In de planfase van deze cyclus ligt de focus op de operationele situatie van de organisatie waarin de kwalitatief juiste asset data de verschillende processen ondersteunt. Het richt zich daarmee op zowel de benodigde asset data, de informatiesystemen voor de registratie en het beschikbaar stellen ervan als op de organisatorische aspecten. Binnen de organisatie gaat het zowel om het invullen van de benodigde rollen met goed opgeleide medewerkers, als om het borgen van de asset datakwaliteit binnen de procedures binnen de organisatie.

Scan Organisatie

Als vertrekpunt van deze cyclus kan via een scan gericht op de status quo van de inrichting van de asset informatievoorziening (scan ICT-Infrastructuur) en de organisatie hiervan als ook de inrichting van de datakwaliteit processen.

Inrichten

Om de gewenste structurele kwaliteit te realiseren start dit proces met het inrichten van de asset informatievoorziening. Dit vraagt het definiëren van een samenhangend applicatielandschap dat de processen  van de organisatie ondersteunt, en daartoe de registratie en beschikbaarstelling van de asset data vorm geeft. Belangrijk onderdeel ervan is het specificeren van het asset datamodel, welke entiteiten, welke attributen, welke onderlinge relaties zijn van belang. Afhankelijk van de actuele situatie kan dit traject omvangrijk zijn, en evt. ook de selectie van onderdelen in zich hebben. Net4s heeft de expertise van de verschillende onderdelen en het definiëren van de ICT-architectuur om hier een belangrijk rol in te vullen.

ICT Beheerorganisatie

De ondersteuning van de organisatie in het benutten van de asset informatievoorziening van de organisatie stelt ook eisen aan de beheerorganisatie. Onderdeel van het “Operationeel gebruik” proces is het definiëren van de benodigde functies, en het zorgen voor een adequate opleiding van deze medewerkers. De ondersteuning is enerzijds gericht op de directe ondersteuning van de gebruikers en de geboden functionaliteit. Anderzijds op de technische functies om de applicaties en systemen te beheren. Deze beheerorganisatie dient uiteraard te zijn geïntegreerd met de overige ICT onderdelen binnen de organisatie.

Oplevering

De initiële oplevering vraagt  met name aandacht voor de instructie van de medewerkers. Zowel de medewerker die zorg gaan dragen voor de registratie en beheer van de asset data, als de grote groep die deze data benut binnen hun werkzaamheden. Uiteraard vormt het formeel opleveren en het overdragen van de systemen aan de beheerorganisatie de feitelijke start van de opleveringsfase.

Gebruik

Het feitelijk benutten van de kwalitatief juiste asset data binnen alle primaire en ondersteunende processen binnen de organisatie is het feitelijke doel van de kwaliteitsverbetertrajecten. Door de geschetste activiteiten binnen de “Data op Orde”, “Operationeel Gebruik” en “Projecten”  processen realiseert de Net4s benadering de beoogde situatie waarin grote groepen gebruikers van deze data kunnen profiteren. Daarmee de effectiviteit en efficiëntie van de organisatie optimaliserend.

Quality controle

Eenmaal de organisatie goed ingeregeld kan structureel een kwaliteitscontrole plaats vinden om continue de juiste kwaliteit van de asset data te kunnen garanderen. Deze kwaliteitscontrole bestaat deels uit geautomatiseerde processen die bijvoorbeeld datamutaties (invoeren/aanpassen data) controleren. Daarnaast zijn reguliere controles die zowel naar de datakwaliteit als de procedures binnen de organisatie kijken van belang. Net4s kan uw medewerkers hiervoor opleiden dan wel dergelijke controles als separate dienst en/of nazorg van datakwaliteitstrajecten aanbieden. Op die manier is de structurele datakwaliteit te garanderen.