4s Scans

Bij de aanvang van een kwaliteitstraject is het cruciaal een goed beeld te hebben van de vertrek situatie. Passend binnen de 4s benadering kan Net4s via de 4s Scans snel en gestructureerde dit beeld schetsen.

De scans die Net4s uitvoert hebben allen tot doel in een vroeg stadium een goed inzicht in de status quo te krijgen. Op basis daarvan is het mogelijk de opdrachtgever een gedegen advies te gegeven over de aanpak van het kwaliteittraject, de mogelijke fasering en eventuele keuzes in de scope (/kosten) van het traject. Voor aanvang geeft Net4s exact aan wat onderdeel van de verschillende scans uitmaakt, welke inspanning van de organisatie dit vraagt, en op welke wijze de rapportage plaats vindt. Uiteraard geeft Net4s ook een betrouwbare indicatie van het bijbehorende prijskaartje.
De 4s Scans bestaat uit de volgende onderdelen met na het schema een korte inhoud van elke scan.

Management Overview scan

In de  management overview scan richt het onderzoek zich op de grote lijnen van de voor de organisatie benodigde asset  informatievoorziening. Dit is typisch de eerste stap binnen het traject waarin de sr adviseurs van Net4s op strategisch niveau met (het management van)  de organisatie spreken over de primaire processen, de ervaren knelpunten, de in/en externe invloeden en verwachte veranderingen. Vervolgens kijkt de scan naar de aanwezige asset data, de ICT infrastructuur en de daarbinnen beschikbare toepassingen voor beheer en gebruik van de data en tenslotte naar de borging van de asset data kwaliteit en ICT-infrastructuur binnen de organisatie. De scan rapporteert de bevindingen en geeft concrete adviezen t.b.v. de aanpak van een asset data kwaliteitsverbeterprogramma.

Asset Data scan

De asset data scan gaat in meer detail in op de bestaande situatie met betrekking tot de asset data. Het brengt zowel de gestructureerde als ongestructureerde data  in kaart. Onderstaand schema illustreert de diversiteit die daarbij een rol speelt. Dit zowel naar gebruik (rechtertak) als naar verschijningsvorm (linker takken). De scan levert een rapportage met een overzicht van de aanwezige en ontbrekende data, inclusief een indicatie van de datakwaliteit  (aanwezig, compleet, correct etc..). Binnen deze scan is de actuele behoefte van de organisatie maatgevend, anders verwoord, de scan onderzoekt alleen de onderdelen relevant voor de opdracht.

ICT-Infrastructuur scan

Deze scan richt zich op de bestaande ICT-infrastructuur. Het brengt het applicatie-landschap in kaart. Basis daarvoor vormen zoveel mogelijk de binnen de organisatie voorhanden documentatie. In de scan (rapportage) staat informatie over: Welke toepassingen gebruikt de organisatie voor het registreren, beheren en beschikbaar stellen van de asset data? Welke architectuur is ingericht? Welke samenhang is er tussen de verschillende toepassingen, eventueel welke doublures? Hoe stringent is het beveiligingsbeleid binnen de organisatie? Welke wensen ten aanzien van verbeterpunten zijn al bekend? Welke infrastructuur qua hardware en netwerk is in gebruik?

De resultaten zijn van groot belang in de Structurering en Stabilisering fasen binnen een traject.

Organisatie

De organisatie-scan kijkt naar de rol van de asset data binnen de verschillende processen van de organisatie. Het betreft zowel de eisen wensen t.a.v. de asset data vanuit de projecten, als ook de betrokken medewerkers/organisatieonderdelen. De scan brengt het gebruik en de gedefinieerde taken en verantwoordelijkheden binnen de organisatie in kaart.

Asset data gebruik: Welke processen gebruiken welke data, welke eisen stelt dit aan de data, wat is de huidige situatie?

Asset data beheer: Wie is verantwoordelijk voor het registreren van de data? Wie verzorgt het aanleveren van de “as-built” informatie? Hoe verloopt dit tijdens reguliere onderhoud werkzaamheden? Wie is verantwoordelijk voor het asset datamodel? Is dit een bedrijfsbrede functie of gedifferentieerd naar verschillende toepassingen (bijv. ERP, (E)DMS, GIS)? Is een data quality controle/quality assurance functie aanwezig? Wat zijn bekende knelpunten in het beheer en/of gebruik van de data? Welke kennis is slechts bij (enkele) individuen aanwezig, en wanneer gaan die de organisatie eventueel verlaten?

ICT-infrastructuur: Een optionele aanvulling in de scan die ingaat op vragen als: Wie gebruikt welke onderdelen vanuit welke functie? Welke knelpunten, wensen komen daarbij naar voren? Hoe is het beheer van de componenten georganiseerd? Is er een scheiding tussen gebruikers en ICT-ondersteunende functies? Ten aanzien van de gebruikers is het functioneel beheer gestructureerd? Wie ondersteunt de gebruikers op de werkplek? Hoe is de ICT ondersteuning ingericht? Wie is verantwoordelijk voor systeembeheer, database administration etc.? Op welke wijze organiseert het bedrijf de evt. aanpassingen aan de toepassingen? Zijn delen van de ondersteuning evt. geoutsourcet?

De scan rapportage vormt de basis voor adviezen en beslissingen in het kader van zowel de Structurering als Stabilisering.