Interview met Alfons Schuurmans, specialist BOR-beheersystemen en eigenaar van Ingenieursbureau Beheer Wijzer
Een frisse start met betrouwbare data
Om dat te bereiken, kiezen steeds meer gemeenten ervoor om de conversie al vroegtijdig samen met een onafhankelijke partij uit te voeren in plaats van de hele taak over te laten aan de leverancier van het nieuwe beheersysteem.
Waarom niet gewoon alles bij de leverancier laten?
“Leveranciers willen een conversie meestal zo efficiënt en goedkoop mogelijk aan bieden. Vaak omdat het maar een klein onderdeel is van de aanbesteding of offerte” legt Schuurmans uit. “Dat klinkt aantrekkelijk, maar de focus ligt dan vaak op snelheid en prijs in plaats van kwaliteit. Gemeenten lopen het risico dat oude vervuiling en fouten uit het bronsysteem gewoon meegaan naar het nieuwe systeem, maar zeker ook dat er onnodig veel dataverlies plaats vindt. Dan start je dus niet schoon — en dat is zonde.”
Volgens Schuurmans biedt samenwerking met een onafhankelijke partij voor de dataconversie een belangrijk voordeel: controle.
“Je behoudt de regie over je eigen data. Je kunt vooraf herstelacties uitvoeren, resultaten controleren en aantoonbaar maken dat de data klopt. Dat geeft vertrouwen”
Kwaliteit boven snelheid
Een veelgemaakte fout, zo zegt Schuurmans, is om de dataconversie te zien als een bijzaak in het implementatietraject.
“De druk ligt vaak op het nieuwe systeem: licenties, inrichten, planning, trainingen. Maar als je data niet op orde is, belemmert dat alles. Een goede voorbereiding betaalt zich terug in betrouwbaarheid, transparantie en minder herstelwerk achteraf.”
De samenwerking tussen gemeenten en Net4s maakt het bovendien mogelijk om vroeg te beginnen, zelfs ruimschoots voor de aanbesteding van het nieuwe systeem.
“Je kunt alvast opschonen, analyseren en conversietests uitvoeren. Dit levert ook een betere input voor de aanbesteding. Daardoor wordt de overgang soepeler, verkort je de freeze-periode en houd je de tijd van dubbele licenties — en dus dubbele kosten — zo kort mogelijk. Nog niet gesproken over de enorme afname van risico's van dataverlies.
Betrokkenheid en kennisopbouw
Naast technische kwaliteit ziet Schuurmans ook een belangrijke andere winst.
“Door medewerkers actief te betrekken bij de conversie, vergroot je hun kennis van het ‘nieuwe; IMBOR (model). Ze leren gaandeweg het verschil tussen oud en nieuw en krijgen inzicht in hoe de data is opgebouwd. Dat zorgt voor meer draagvlak, minder weerstand en uiteindelijk een beter beheerproces. Dan kan bij de implementatie de aandacht uitgaan naar het systeem in plaats van naar nieuwe ‘naamgeving’”
Volgens hem is dat misschien wel de grootste winst:
“Als de mensen die met de data werken begrijpen wat er gebeurt, kunnen ze er ook beter op vertrouwen en mee sturen. Je maakt van een technische migratie een leerproces dat de hele organisatie sterker maakt.”
Een toekomstbestendige aanpak
Schuurmans ziet de samenwerking tussen gemeenten, Beheer Wijzer en Net4s als een voorbeeld van hoe dataconversie zou moeten worden aangepakt: zorgvuldig, transparant en met focus op kwaliteit en kennis.
“Het gaat er niet om zo snel mogelijk over te stappen, maar om het goed te doen. Met schone data, duidelijke controlemechanismen en betrokken medewerkers leg je de basis voor toekomstbestendig beheer van de openbare ruimte.”
Zijn advies aan gemeenten is dan ook helder:
“Zie de dataconversie niet als een verplicht nummer, maar als een kans om te verbeteren. Door de juiste partners op tijd te betrekken en de regie te behouden, begin je niet alleen met een nieuw systeem, maar met een sterkere organisatie.”
Aandachtspunten
Zitten er ook nadelen aan het loskoppelen van de IMBOR migratie?
Natuurlijk kent deze aanpak ook een aantal aandachtspunten. Door een extra partij toe te voegen aan het migratieproces wordt de keten iets complexer.
“Het vraagt om duidelijke afspraken en goede afstemming tussen alle betrokkenen,” benadrukt Schuurmans. “De gemeente, Net4s en de leverancier van het nieuwe BOR-systeem moeten precies weten wie waarvoor verantwoordelijk is. Anders loop je het risico dat gegevens tijdens het proces nét anders worden geïnterpreteerd. Een standaard als IMBOR helpt daar enorm bij.”
Een ander belangrijk punt is de technische aansluiting op het nieuwe systeem.
“Ook al is de conversie goed uitgevoerd, er blijft altijd het risico dat bepaalde velden, objecttypen of relaties niet één-op-één passen binnen de structuur die de leverancier hanteert. Zeker nu IMBOR continu in ontwikkeling is, moet je scherp blijven op verschillen tussen dataversies en systeemspecificaties.”
Volgens Schuurmans is dat risico echter goed beheersbaar — mits het proces transparant wordt ingericht en de specificaties van het doelbestand worden meegenomen in een eventuele aanbesteding.
“Door tussentijdse controles, gezamenlijke reviews en duidelijke documentatie kun je veel voorkomen. Het belangrijkste is dat alle partijen elkaar vroeg betrekken, zodat verrassingen aan het einde van de rit worden voorkomen.”
